Par Dan Bradley, traducteur indépendant du japonais vers l’anglais à Édimbourg, Grande-Bretagne
Disposer de ses propres conditions générales peut être un excellent moyen de présenter ses services à des clients potentiels tout en s’assurant que le projet se déroule de la manière souhaitée. Si les accords, conditions générales et contrats freelances vous donnent des maux de tête, poursuivez votre lecture pour apprendre comment rédiger des conditions générales de services claires, professionnelles et efficaces.

Pourquoi ai-je besoin de conditions générales de services ?

• Pour formuler des conditions générales de services ciblées et efficaces, il est tout d’abord primordial de savoir à quel besoin elles répondent. Peut-être avez-vous eu affaire à des mauvais payeurs, et vous souhaitez vous protéger contre ce genre de situation, ou peut-être souhaitez-vous mettre en place un cadre de travail correspondant au type de client que vous méritez. En déterminant pourquoi vous avez besoin d’un tel document, vous pourrez le structurer et en définir le contenu et le ton de la manière la plus juste possible.
• Des conditions générales de services détaillées clarifient ce que vous et votre client pouvez attendre l’un de l’autre. Elles comprennent vos services linguistiques, vos conditions de paiement, les questions de confidentialité, les procédures d’annulation, et comment vous proposez de gérer les questions et problèmes susceptibles de se présenter. Un contrat efficace présentant d’entrée de jeu vos attentes et celles du client peut éviter d’éventuels problèmes de communication ou de paiement et vous permet de vous concentrer sur votre travail.
• Un contrat bien défini et professionnel montre à votre Client Idéal que vous prenez votre travail très au sérieux et, tout comme votre site Internet, blog ou autre support marketing, il vous donne l’occasion de faire la démonstration de vos qualités d’écriture.

Pour qui ?

• Si la majorité de vos clients sont des agences qui ont leurs propres contrats, ou des clients particuliers qui pourraient être rebutés par de la paperasse qu’ils peuvent juger inutile, loin de décrocher des projets, vous risquez d’en perdre si vous leur imposez la signature d’un contrat. Au lieu d’un document devant être imprimé, analysé, signé et renvoyé par chaque nouveau client, créez des conditions générales de services à titre d’information, où vous présentez votre activité et expliquez comment vous travaillez.
• Adaptez votre langage à votre public. Vous adressez-vous à des cabinets juridiques internationaux dans le pays de votre langue source, ou plutôt à des particuliers basés localement ? Mon Client Idéal, par exemple, aime le jargon juridique aussi peu que moi. J’ai donc rédigé des conditions générales de services en termes simples, avec des phrases courtes à la voix active.
• Où sont vos clients ? Si vous avez des clients dans des pays différents, vous devrez peut-être vous adapter au système de paiement qu’ils utilisent déjà, ou respecter les conditions de paiement appliquées dans ces pays.
• Au lieu d’essayer de produire un document de plusieurs pages visant tous les clients et vous protégeant contre toutes les éventualités, élaborez des conditions générales de services sous forme d’une liste de points fondamentaux, et qui jettent les bases d’une relation de confiance et d’une bonne communication. Ainsi, vous et votre client pourrez gérer tout souci éventuel avant qu’il se transforme en problème. Vous trouverez ci-dessous un cadre très simple que j’utilise pour mes propres conditions générales de services.

Par où commencer ?

• Rassemblez des exemples de contrats utilisés par des linguistes, y compris par ceux dont la combinaison de langues n’est pas le même que la vôtre, en menant des recherches sur des bases de données comme ProZ, Translators’ Café et Google. Examinez ce qui vous plaît et vous déplaît parmi les décisions de vos collègues, et envisagez de leur demander par email les raisons de leurs choix.
• Vous pouvez trouver des modèles complets en anglais pour linguistes sur les sites ITI et l’American Translators Association. Il peut aussi être utile de s’intéresser à la manière dont d’autres professions abordent la question. Freelance Switch par exemple, site en anglais qui s’adresse plus à des blogueurs, auteurs et graphistes qu’à des traducteurs, est une excellente ressource, notamment les articles suivants : 8 things you should include in your terms of service (8 éléments à inclure dans vos conditions générales de services), Safer client contract (Un contrat client plus sécurisant) et What should be included in a design contract? (Ce qu’il faut inclure dans un contrat de graphisme).
• Les termes doivent viser à créer un climat de confiance, en mettant au premier plan l’importance du projet, la confidentialité et la réponse aux attentes des clients, tout en soulignant votre responsabilité, votre transparence et votre professionnalisme.

Mes conditions générales de services

Dans cette optique, mes conditions générales de services commencent par donner mes coordonnées complètes et les horaires auxquelles je suis joignable. Si un document long vous décourage, vous ou votre client, vous pouvez dresser une liste simple ou une lettre qui expose vos services et conditions principaux. Mes conditions générales de services commencent donc par un résumé simple : « Ces conditions générales de services décrivent les services, la question de confidentialité du client, les procédures de paiement et d’annulation des services linguistiques fournis par Dan Bradley, ci-après dénommé ‘le traducteur’ ». Pour structurer le document de façon claire et logique, j’utilise les rubriques suivantes :
Définitions : décrivez vos différents services, précisez le format et les dates de livraison, et si vous comptez sous-traiter ou non.
Confidentialité : qui détient les droits d’auteur ? Comment allez-vous gérer les informations du client et la documentation supplémentaire qu’il vous fournira ? Vous réservez-vous le droit de retirer votre nom de la traduction si vous n’êtes pas satisfait des changements effectués après la réalisation du projet ?
Paiement : définissez la structure tarifaire de vos différents services, les méthodes et conditions de paiement, qui prendra les frais de transaction à sa charge, précisez les conditions de paiement anticipés, des frais de retard, des projets à long terme et tous frais supplémentaires engagés.
Annulation : expliquez la procédure suivie si le projet ne se déroule pas comme prévu, ce qui peut arriver si le client abandonne le projet, si vous tombez malade ou pour tout autre évènement indépendant de votre volonté.
Signature : je conclus le contrat par un résumé personnalisé invitant le client à me contacter pour obtenir plus d’informations sur mes services, mon expérience, mes tarifs et ma disponibilité.
Traduction Laure Chancerelle, relecture Céline Graciet